Política interna del canal del informante

La Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción (en lo sucesivo, la Ley 2/2023) transpone al ordenamiento jurídico español la Directiva (UE) 2019/1937 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de octubre de 2019, relativa a la protección de las personas que informen sobre infracciones del Derecho de la Unión.

Esta política se aplica a V.M LAGOM GROUP SL con CIF B09924820 y domicilio social en Carrer Nadal Meroles, 20, 25008, Lerida, Lérida/Lleida; y tiene como objetivo establecer un canal interno para la denuncia de posibles infracciones normativas, infracción de políticas internas y/o éticas, así como un régimen de protección al informante, en cumplimiento de la Ley 2/2023.

La finalidad es proteger, frente a posibles represalias, a las personas que, en un contexto laboral o profesional, detecten infracciones penales o administrativas graves o muy graves y las comuniquen mediante los mecanismos regulados en esta política.

Se ha creado por la entidad un canal del informante (en adelante, el CII) como cauce preferente para recibir información sobre acciones u omisiones que puedan ser constitutivas de infracción penal o administrativa grave o muy grave, y demás actuaciones previstas en el artículo 2 de la Ley 2/2023.

El canal se encuentra bajo la administración del Responsable del Sistema Interno del Canal (en adelante, el RSII). El acceso al canal queda limitado a:

1. El Responsable del Sistema Interno del Canal.
2. El/los administrador/es delegado/s por el responsable del sistema.
3. Los gestores designados para la tramitación de determinadas denuncias según el ámbito al que correspondan.

Pueden hacer uso del canal interno de información y beneficiarse de la protección que otorga la Ley 2/2023 como informantes, aquellas personas que tienen una relación laboral o profesional, para comunicar información sobre las acciones u omisiones descritas en el artículo 2 de la Ley 2/2023.

En todo caso, se consideran informantes:

• Empleados o trabajadores por cuenta ajena.
• Autónomos colaboradores (freelance).
• Accionistas, partícipes y personas del órgano de administración, dirección o supervisión (incl. no ejecutivos).
• Personas que trabajen para o bajo supervisión de contratistas, subcontratistas y proveedores.
• Informantes que comuniquen información obtenida en relación ya finalizada; voluntarios, becarios, trabajadores en formación con o sin remuneración; y personas cuya relación aún no haya comenzado, si la información se obtuvo durante selección o negociación precontractual.

Se puede utilizar el canal interno para informar de conductas indebidas graves o presunta corrupción, que puedan ser constitutivas de infracciones penales o administrativas graves o muy graves relacionadas con las actividades de la entidad.

La Ley 2/2023 y la Directiva (UE) 2019/1937 enumeran informaciones referidas a:

1. Infracciones dentro del ámbito de aplicación de actos de la UE (Anexo de la Directiva) relativos, entre otros, a:
   • Contratación pública.
   • Servicios/productos/mercados financieros y prevención del blanqueo de capitales y financiación del terrorismo.
   • Seguridad de productos y conformidad.
   • Seguridad del transporte.
   • Protección del medio ambiente.
   • Protección frente a radiaciones y seguridad nuclear.
   • Seguridad de alimentos y piensos, sanidad y bienestar animal.
   • Salud pública.
   • Protección de consumidores.
   • Protección de la privacidad y datos personales, y seguridad de redes y sistemas.
2. Hechos que afecten a los intereses financieros de la UE (art. 325 TFUE).
3. Hechos que incidan en el mercado interior (art. 26.2 TFUE), incl. competencia, ayudas de Estado e infracciones relativas al impuesto sobre sociedades o prácticas para ventaja fiscal indebida.
4. Acciones u omisiones constitutivas de infracción penal o administrativa grave o muy grave, incl. las que impliquen quebranto económico para Hacienda Pública y Seguridad Social.
5. Infracciones del derecho laboral en materia de seguridad y salud en el trabajo (sin perjuicio de normativa específica).

La información puede comunicarse de forma anónima. En otro caso, se reservará la identidad del informante de forma confidencial y quedará limitada al conocimiento del RSII, administradores delegados o gestores nombrados.

La empresa se compromete a investigar todas las denuncias recibidas a través del canal de manera imparcial y confidencial, adoptando medidas adecuadas y destinadas a la protección del informante.

La información o denuncia se comunicará mediante la aplicación electrónica accesible desde: https://inmolagomgroup.com/

• A solicitud del informante, podrá presentarse mediante reunión presencial en un plazo máximo de 7 días. Se advertirá si la comunicación será grabada y se informará del tratamiento de datos (RGPD y LOPDPGDD).
• El informante indicará domicilio/correo/lugar seguro para notificaciones, salvo renuncia expresa a recibir comunicaciones.
• Se registrará asignando un código, en base de datos segura y de acceso restringido, registrando:
  • Fecha de recepción
  • Código de identificación
  • Actuaciones desarrolladas
  • Medidas adoptadas
  • Fecha de cierre
• Se acusará recibo en un plazo no superior a 7 días naturales desde la recepción (salvo renuncia).
• Gestión en un plazo máximo de 3 meses, ampliable hasta otros 3 meses en casos complejos.
• Se remitirá al Ministerio Fiscal con carácter inmediato si los hechos pudieran ser indiciariamente constitutivos de delito. Si afectan a intereses financieros de la UE, se remitirá a la Fiscalía Europea.

La empresa se compromete a proteger a las personas que informen sobre infracciones o incumplimientos, de acuerdo con la Ley 2/2023.

A. Actos constitutivos de represalias

Se prohíben represalias, amenazas o tentativas. Se entiende por represalia cualquier acto u omisión prohibido por la ley o que suponga trato desfavorable por su condición de informante o por revelación pública.

Ejemplos (a título enunciativo):

1. Suspensión, despido/extinción, no renovación, terminación anticipada, medidas disciplinarias, degradación, denegación de ascensos, modificación sustancial de condiciones, etc. (salvo ejercicio regular del poder de dirección por hechos acreditados ajenos a la denuncia).
2. Daños reputacionales o pérdidas económicas, coacciones, intimidaciones, acoso u ostracismo.
3. Evaluaciones o referencias negativas.
4. Listas negras o difusión sectorial que impida el acceso a empleo/contratación.
5. Denegación/anulación de licencias o permisos.
6. Denegación de formación.
7. Discriminación o trato desfavorable/injusto.

B. Medidas de protección frente a represalias

No se considerará que las personas que comuniquen información o hagan revelación pública conforme a la Ley 2/2023 hayan infringido restricciones de revelación, ni incurrirán en responsabilidad por ello, siempre que tuvieran motivos razonables. (Sin perjuicio de responsabilidades penales y normativa específica laboral aplicable).

Estas medidas también se aplicarán, en su caso, a:

• Personas físicas que asistan al informante.
• Personas relacionadas con el informante que puedan sufrir represalias (compañeros o familiares).
• Personas jurídicas para las que trabaje o con las que mantenga relación laboral/profesional, o en las que participe significativamente.

Quedan excluidas de la protección: comunicaciones inadmitidas; conflictos interpersonales; información ya pública o rumores; y hechos fuera del ámbito de la ley.

C. Medidas para la protección de las personas afectadas

Las personas afectadas tienen derecho a presunción de inocencia, defensa y acceso al expediente en términos de la Ley 2/2023, con preservación de identidad y confidencialidad del procedimiento.

D. Supuestos de exención y atenuación de sanción

Podrá eximirse o atenuarse la sanción administrativa a quien participó en la infracción si informa antes de la incoación del procedimiento y se acreditan ciertos requisitos (cese, cooperación, información veraz, no destrucción/ocultación, reparación del daño). No aplica a infracciones de la Ley 15/2007, de Defensa de la Competencia.

El tratamiento de datos personales se realizará velando por el cumplimiento de la Ley 2/2023, el RGPD, la Ley Orgánica 3/2018 (LOPDGDD) y la Ley Orgánica 7/2021, según corresponda.

Los datos personales, documentos y cualquier información con datos personales serán tratados de manera confidencial por los responsables del canal, administradores y gestores, para investigar y gestionar la denuncia y cumplir obligaciones legales.

• El sistema interno impedirá acceso no autorizado y preservará identidad y confidencialidad, especialmente la del informante si se identificó.
• La identidad del informante solo podrá comunicarse a Autoridad judicial, Ministerio Fiscal o autoridad administrativa competente en investigación penal/disciplinaria/sancionadora, con salvaguardas.
• Si se reciben categorías especiales de datos, se suprimirán inmediatamente salvo necesidad por interés público esencial (art. 9.2.g RGPD y art. 30.5 Ley 2/2023).
• No se recopilarán datos no pertinentes; si se recopilan por accidente, se eliminarán sin dilación indebida.
• Comunicaciones sin curso solo constarán de forma anonimizada (no aplica bloqueo art. 32 LOPDGDD).

Derechos del interesado: acceso, rectificación, supresión, limitación, portabilidad y oposición (gratuito) mediante administracion@vm-group.es en los casos legalmente previstos.

Conservación: por el plazo legal de tramitación y el tiempo necesario para acciones legales o evidencias de gestión. Reclamaciones ante la AEPD: www.aepd.es.

La empresa llevará a cabo capacitaciones periódicas y campañas de sensibilización para fomentar una cultura de integridad y transparencia, e informar sobre el canal y las protecciones de la Ley 2/2023.

Se difundirá esta política a empleados y partes interesadas, y se actualizará al menos cada tres años y, en su caso, se modificará teniendo en cuenta la experiencia adquirida y recomendaciones de la Autoridad Competente.